Hai una sede principale, un magazzino, un negozio o una filiale in un’altra città? Avere più sedi può essere un vantaggio importante per un’azienda, ma può rendere più complessa la gestione delle comunicazioni.
Sede centrale, filiali, uffici commerciali, stabilimenti o punti operativi possono trovarsi in città o luoghi diversi nella stessa città e avere persone, numeri telefonici e organizzazioni differenti. Se ogni sede utilizza un sistema telefonico separato, anche una semplice chiamata tra colleghi può diventare meno immediata, i costi possono moltiplicarsi e i clienti possono non capire quale sede chiamare.
Un centralino in cloud multisede risolve il problema alla radice: un solo centralino collega tutte le sedi, ovunque si trovino, e le fa funzionare come se fossero un unico edificio. Le sedi restano fisicamente separate, ma dal punto di vista della telefonia possono funzionare come un’unica organizzazione.
Cos’è un centralino in cloud multisede?
Un centralino in cloud, chiamato anche centralino virtuale o PBX cloud, è un sistema telefonico aziendale in tecnologia VoIP che non richiede necessariamente un centralino fisico installato nella sede dell’azienda.
La gestione del servizio avviene attraverso il cloud e permette di collegare telefoni, computer e altri dispositivi alla piattaforma telefonica. Invece di installare un apparato in ogni sede, si crea un’unica centrale a cui collegare tutti gli uffici, le sedi, i magazzini, ect..
Quando l’azienda ha più sedi, questa caratteristica diventa particolarmente interessante: lo stesso centralino può gestire utenti e interni che si trovano in sedi operative differenti.
Una sede può trovarsi a Roma, un’altra a Viterbo e un’altra ancora a Milano, ma tutti i collaboratori possono utilizzare lo stesso sistema telefonico. Il vantaggio è che la distanza smette di contare: che le sedi siano a pochi chilometri o in Paesi diversi, per il centralino sono semplicemente interni dello stesso sistema.
In pratica, invece di avere un centralino per ogni sede, l’azienda può avere un unico centralino in cloud per tutte le sedi.
Più sedi, un unico sistema telefonico
Immaginiamo un’azienda organizzata in tre sedi in zone o città diverse:
- sede centrale;
- filiale commerciale;
- stabilimento produttivo.
Con sistemi telefonici separati, ogni sede dovrebbe avere il proprio centralino, le proprie configurazioni e una gestione indipendente. Con un centralino in cloud multisede, invece, tutti gli interni possono appartenere allo stesso sistema.
Un dipendente della sede centrale può chiamare direttamente un collega della filiale utilizzando il suo interno, esattamente come farebbe con un collega seduto nella stanza accanto.
La distanza geografica non cambia il modo in cui i collaboratori comunicano tra loro.
I vantaggi economici
Chiamate gratuite tra tutte le sedi
Uno dei vantaggi più concreti per un’azienda multisede riguarda le comunicazioni interne.
Le chiamate tra gli interni delle diverse sedi possono essere effettuate senza utilizzare una normale chiamata telefonica verso l’esterno. Questo significa che un collaboratore può chiamare un collega che lavora in un’altra città semplicemente utilizzando il suo interno.
Non è più necessario conoscere o comporre ogni volta un numero telefonico esterno: basta l’interno del collega.
Per un’azienda che effettua quotidianamente molte comunicazioni tra sedi, questo può tradursi in una riduzione dei costi telefonici e, soprattutto, in una modalità di comunicazione più semplice e rapida.
Se la tua azienda ha un via vai continuo di telefonate tra amministrazione, magazzino, reparto vendite e filiali, il risparmio si vede già dalla prima bolletta.
Un solo impianto invece di tanti
Un centralino tradizionale per ogni sede significa hardware da acquistare, manutenzione da pagare e sostituzioni quando l’apparecchio invecchia da moltiplicare per il numero di sedi.
Con il cloud questi costi spariscono: il server è sempre operativo e aggiornato e non ci sono canoni di manutenzione per più apparati.
Invece di mantenere sistemi telefonici completamente separati, le diverse sedi possono essere collegate allo stesso centralino.
Meno canoni e tariffe più basse
Con la portabilità del numero puoi portare le tue linee — analogiche, ISDN o già VoIP — su PBXVirtuale, ricevere un’unica bolletta e staccarti completamente dall’operatore attuale.
Il canone mensile per numero in VoIP può partire dai 4 € / Mese. Riunire le linee di tutte le sedi sotto un solo fornitore semplifica anche l’amministrazione, perché diventa una voce di spesa unica e più facile da controllare.
Si cresce senza investimenti
Aprire una nuova sede non richiede un nuovo impianto telefonico: basta collegare il nuovo ufficio al centralino già esistente.
Non ci sono limiti reali agli interni e nemmeno alle chiamate simultanee, quindi il sistema cresce insieme all’azienda.
Il costo sarà legato soltanto agli apparati telefonici e all’intervento tecnico di configurazione dei nuovi interni.
Riutilizzi quello che hai già
Puoi continuare a usare i telefoni IP che hai già — Yealink, Grandstream, Cisco, Snom e molti altri — e collegare i telefoni analogici con un semplice adattatore.
Anche gli account VoIP di altri operatori restano utilizzabili (salvo per alcuni operatori VoIP), quindi non serve buttare via nulla.
I vantaggi organizzativi
Tutti gli interni, come in un unico edificio
Il collega della sede di Milano e quello di Roma si chiamano digitando un interno, esattamente come se fossero a due scrivanie di distanza.
Niente numeri esterni da ricordare, niente prefissi: un’unica numerazione interna per tutta l’azienda.
Un numero di riferimento, tanti uffici e unità organizzative
Una delle esigenze più frequenti nelle aziende multisede è quella di mantenere un’immagine unitaria nei confronti di clienti e fornitori.
Il cliente non deve necessariamente sapere in quale sede si trova la persona che deve contattare. Può chiamare il numero aziendale e lasciare che sia il centralino a gestire la chiamata.
Grazie al risponditore automatico (IVR) multilivello e alla distribuzione automatica delle chiamate, ogni telefonata viene instradata al reparto o alla sede giusta. Con le code nessuna chiamata va persa: se tutti sono occupati il cliente attende con una voce guida o una musica d’attesa, oppure lascia un messaggio in casella vocale che arriva direttamente via email. Senza parlare poi della nuova frontiere degli operatori agentici basati sull’IA.
In questo modo la struttura interna dell’azienda rimane separata dall’esperienza del cliente.
Più uffici possono quindi presentarsi come un’unica organizzazione telefonica.
Orari e festività gestiti sede per sede
Sedi diverse hanno spesso orari diversi.
Il centralino permette di impostare le fasce orarie e la gestione delle chiamate fuori orario, così il cliente trova sempre una risposta adeguata, anche quando un ufficio è chiuso e un altro è operativo.
Smart working e team distribuiti
Con l’app per Android e iOS e il telefono software sul PC, il tuo interno ti segue ovunque: a casa, in trasferta o in un’altra sede, con lo stesso numero interno e le stesse funzioni.
Per chi lavora in modalità ibrida non c’è differenza tra essere in ufficio o fuori.
Strumenti di collaborazione integrati
Presenza, chat, rubrica condivisa, videochiamate, conferenze e trasferimento di chiamata tra sedi sono già nel sistema.
Il team vede subito chi è disponibile e passa una chiamata al collega giusto in un clic, indipendentemente da dove si trova.
Gestione centralizzata e controllo dei dati
Un’unica interfaccia web consente di amministrare interni, linee, regole di squillo e messaggi di tutte le sedi.
I report e le statistiche — chiamate per agente, per fascia oraria, chiamate non gestite, tempi medi di attesa — danno alla direzione una visione complessiva di quanto accade in ogni unità operativa dell’organizzazione.
Un unico centralino per ridurre la complessità
Il vantaggio economico di una soluzione multisede non riguarda soltanto il costo delle telefonate.
C’è anche un aspetto organizzativo spesso sottovalutato: gestire un solo sistema è più semplice che gestirne diversi.
Con centralini separati, ogni modifica può richiedere interventi sulla singola sede. Con un sistema centralizzato è invece possibile gestire in un unico ambiente: utenti, interni e configurazioni telefoniche delle diverse sedi.
Questo può semplificare attività come:
- aggiunta di nuovi utenti;
- modifica degli interni;
- gestione dei gruppi di risposta;
- trasferimento delle chiamate;
- configurazione degli orari;
- gestione delle chiamate in ingresso;
- organizzazione delle numerazioni;
- controllo e gestione del sistema telefonico.
Per l’azienda significa avere una struttura telefonica più ordinata e più semplice da amministrare.
Non solo un numero unico: anche più numeri con un solo centralino
Avere un unico centralino non significa necessariamente dover rinunciare ai numeri telefonici delle singole sedi.
Un’azienda può avere esigenze differenti. Ad esempio, può voler mantenere un numero geografico per ciascuna sede continuando però a gestire tutte le numerazioni attraverso lo stesso centralino.
Questo può essere utile per aziende che hanno costruito nel tempo una presenza locale e vogliono mantenere i propri numeri telefonici senza rinunciare ai vantaggi della gestione centralizzata.
Il centralino può quindi diventare il punto di coordinamento dell’intera telefonia aziendale, anche quando le numerazioni associate alle diverse sedi rimangono differenti.
Trasferire una chiamata da una sede all’altra
Consideriamo una situazione molto comune.
Un cliente chiama la sede di Roma ma deve parlare con un commerciale che lavora nella sede di Viterbo.
Con una struttura telefonica separata, il passaggio può richiedere una nuova chiamata oppure una procedura di trasferimento tra sistemi differenti.
Con un centralino in cloud multisede, le diverse sedi fanno parte dello stesso sistema. Il collega può quindi essere raggiunto attraverso il suo interno e la chiamata può essere trasferita direttamente.
Per il cliente il risultato è semplice: una sola telefonata, senza dover conoscere l’organizzazione interna dell’azienda.
Quanto può far risparmiare un centralino multisede?
Non esiste un risparmio uguale per tutte le aziende e organizzazioni.
Dipende dal numero di sedi, dagli utenti, dal traffico telefonico e dall’infrastruttura già presente.
Tuttavia, i possibili vantaggi economici possono derivare da diversi fattori:
Riduzione delle chiamate tra sedi
Le comunicazioni interne tra gli utenti del centralino possono essere gestite come chiamate tra interni, senza ricorrere alla normale telefonia.
Un’unica infrastruttura
Invece di mantenere sistemi telefonici completamente separati, le diverse sedi possono essere collegate allo stesso centralino.
Minori costi di gestione
La gestione centralizzata può ridurre la necessità di intervenire separatamente sui sistemi telefonici delle singole sedi.
Maggiore flessibilità
Quando l’organizzazione cambia, il sistema telefonico può essere adattato alle nuove esigenze senza dover riprogettare necessariamente tutta l’infrastruttura.
Il vero risparmio, quindi, non dovrebbe essere valutato soltanto sulla singola telefonata, ma considerando il costo complessivo della gestione della telefonia aziendale.
A chi conviene un centralino in cloud multisede?
Una soluzione di questo tipo può essere particolarmente interessante per:
- aziende con sede centrale e filiali;
- imprese con più uffici commerciali;
- aziende con stabilimenti distribuiti sul territorio;
- studi professionali con più sedi;
- società con sedi operative in città differenti;
- aziende che hanno acquisito nuove società o filiali;
- organizzazioni che vogliono centralizzare la gestione della telefonia;
- aziende con più filiali o punti vendita, che vogliono un’immagine unica verso i clienti;
- catene e reti commerciali, dove i reparti devono comunicare spesso tra loro;
- PMI in crescita, che aprono nuove sedi e vogliono evitare di moltiplicare gli impianti;
- hotel e strutture ricettive, anche grazie al modulo dedicato;
- call center e servizi di assistenza distribuiti su più postazioni.
Non è necessario avere decine di sedi per trarne vantaggio. Anche un’azienda con due uffici in città diverse può avere l’esigenza di far comunicare le persone attraverso un unico sistema telefonico.
E se un collaboratore lavora fuori sede?
Il vantaggio del cloud è che il sistema telefonico non deve necessariamente essere legato a una specifica sede fisica.
Questo può essere utile anche quando i collaboratori lavorano temporaneamente fuori ufficio o da una sede diversa.
L’obiettivo è fare in modo che il numero e l’interno aziendale seguano l’organizzazione del lavoro, invece di essere rigidamente legati a una scrivania.
Per un’azienda moderna, con persone che possono lavorare da sedi differenti, questa flessibilità può diventare un elemento importante della gestione delle comunicazioni.
Il centralino che cresce con la tua azienda
Collegare le sedi attraverso un centralino in cloud multisede significa quindi molto più che mettere in comunicazione due uffici.
Significa creare una struttura telefonica unica nella quale:
- le sedi possono comunicare tra loro;
- gli interni appartengono allo stesso sistema;
- le chiamate possono essere trasferite tra sedi;
- le numerazioni possono essere gestite centralmente;
- la comunicazione interna diventa più immediata;
- la struttura telefonica può seguire l’evoluzione dell’azienda.
Il risultato è una telefonia più coerente con il modo in cui oggi lavorano le aziende: più sedi fisiche, ma un’unica organizzazione.
Un centralino in cloud multisede non è solo un modo per risparmiare sulle telefonate. È uno strumento che rende l’azienda più ordinata, più reattiva e più professionale agli occhi dei clienti, con meno costi fissi e meno complessità da gestire.
PBXVirtuale: il centralino in cloud per aziende multisede
Con PBXVirtuale puoi collegare le diverse sedi della tua azienda a un unico centralino in cloud.
Tutti gli interni possono essere gestiti all’interno dello stesso sistema e le diverse sedi possono comunicare tra loro attraverso gli interni, senza costi per le chiamate interne.
Puoi quindi organizzare la telefonia aziendale in modo centralizzato, mantenendo al tempo stesso la possibilità di gestire le esigenze specifiche delle singole sedi.
Se la tua azienda ha più uffici, filiali o sedi operative, contattaci per capire come un centralino in cloud multisede può semplificare la gestione della tua telefonia e delle comunicazioni tra i tuoi collaboratori.
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